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Regionalverband der Gartenfreundekv transparent

Meiningen-Schmalkalden e.V.


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Kopfbogen des Vereins

Herr / Frau
Mustermann
Mustermannstraße 0
00000 Mustermannstadt

                                                                                                                                    00.00.2021

 

Beschlussfassung im Umlaufverfahren

Sehr geehrter Herr / Frau Mustermann

Corona bedingt konnte die für den xx.xx.2021 als Präsenzveranstaltung geplante Mitgliedversammlung leider nicht durchgeführt werden.

Der Vorstand des KGV ………………………………………….. hat sich deshalb entschlossen, die für die Mitgliederversammlung geplanten Beschlussfassungen auf der Grundlage des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der Covid-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht (nachfolgend Covid-19-Abmilderungsgesetzes genannt), dort Artikel 2 § 5 Abs. 3, im Umlaufverfahren durchzuführen.

Geplant sind folgende Beschlüsse:

  • Beschluss über die Bestätigung des Geschäftsbericht 2020
  • Beschluss über die Bestätigung des Berichtes der Kassenprüfer 2020
  • Beschluss über die Entlastung des Vorstandes für 2020
  • Beschluss zur Bestätigung des Finanzplanes für 2021
  • Eventuell weitere Beschlüsse

In diesem Zusammenhang sind als Anlage zu diesem Schreiben der Geschäftsbericht 2020 (Anlage 1), der Bericht der Kassenprüfer für 2020 (Anlage 2) und der Finanzplan für 2021 (Anlage 3) beigefügt, darüber hinaus die Beschlussentwürfe für alle voraufgeführten Beschlussthemen (Anlage 4).

(Eventuell weitere Beschlussvorlagen)

Eines der wichtigsten Mitgliedschaftsrechte im  besteht in der Diskussionsmöglichkeit zu Beschlussentwürfen.

Im Rahmen von Präsenzveranstaltungen ist die Gewährung dieses Rechtes problemlos möglich, im Rahmen des Umlaufverfahrens wird dieses Recht selbstverständlich ebenfalls eröffnet, wenngleich dies mit einem größeren organisatorischen Aufwand verbunden ist.

Ich darf Sie von daher bitten, sofern Sie Erklärungen, Anregungen oder Fragen zu den übermittelten Dokumenten bzw. Beschlussentwürfen haben, diese bis zum ------.2021 hier eingehend mitzuteilen, so dass die Weiterleitung an die anderen Verbandsmitglieder zu deren Information/Stellungnahmemöglichkeit erfolgen kann.

Der Austausch der Gedanken zu den übermittelten Dokumenten bzw. Beschlussentwürfen soll bis zum ------.2021 abgeschlossen sein.

-2-

Sodann bitte ich Sie bis zum xx.xx.2021  das mitgereichte Datenblatt, in dem die Beschlussentwürfe im einzelnen aufgeführt sind, um Ihr Votum zu jedem einzelnen Beschluss.
Die vorbeschriebene Vorgehensweise ersetzt auf der Grundlage des Covid-19-Abmilderungsgesetzes zulässigerweise die ansonsten im Rahmen einer als Präsenzveranstaltung durchgeführten Gesamtvorstandssitzung offen vorzunehmende Abstimmung über die Beschlüsse.
Bitte senden Sie das Datenblatt (Anlage 5) an:
Vereinsvorsitzenden
Herrn
Peter Mustermann
Musterstraße
000000 Musterstadt
Die Übermittlung kann aber auch per Telefax und per E-Mail erfolgen.
Wichtig ist für die Berücksichtigung Ihres Votums, dass Sie die zum ------.2021 gesetzte Rückgabefrist einhalten.
Nach Artikel 2 § 5 Abs. 3 des Covid-19-Abmilderungsgesetzes ist dann ein Beschluss auch ohne Versammlung der Mitglieder gültig,
  • wenn alle Mitglieder des Verbandes beteiligt wurden,
  • bis zu dem vom Vorstand gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform (Datenblatt) abgegeben haben und
  • der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit (nach den Bestimmungen der Satzung des Vereins) gefasst worden ist.
Nach Ablauf der Erklärungsfrist wird durch den Vorstand das Abstimmungsergebnis zu den einzelnen Beschlussvorlagen festgestellt und Ihnen durch einen Aushang (oder andere Form) sodann bekanntgegeben.
Mit freundlichen Grüßen
Originalunterschrift des Vorsitzenden notwendig!
Anlagen:    
Anlage 1:  Geschäftsbericht 2020
Anlage 2:  Bericht der Kassenprüfer 2020
Anlage 3:  Finanzplan 2021
Anlage 4:  Beschlussentwürfe
Anlage 5:  Datenblatt zur Abstimmung über die Beschlussentwürfe
Empfangsbekenntnis für das Schreiben v.------.2021 und die Anlage 1 bis 5 (Anlage 6)
(Diese Anlagen müssen in schriftlicher Form beigefügt werden)
Anlage 4
Vorlagen für Beschlüsse des Vorstandes., die im Umlaufverfahren gem. Artikel 2 § 5 Abs. 3 Covid-19-Abmilderungsgesetz gefasst werden sollen
  1. Beschluss 01/21 über die Bestätigung des Geschäftsberichtes 2020

(beraten und  bestätigt durch den Vorstand am xx.xx..2021 )

  1. Beschluss 02/21 über die Bestätigung des Berichtes der Kassenprüfer 2020

           Der Vorstand bestätigt den Bericht der Kassenprüfer 2020.

  1. Beschluss 03/21 über die Entlastung des Vorstandes für 2020
  1. Beschluss 04/21 über die Bestätigung des Finanzplanes 2021
(beraten und bestätigt durch den  Vorstand am xx.xx.2021)
  1. Eventuell eitere Beschlüsse

 

 

 

 -3-

Anlage 5                                               Rücksendung an den Vorstand bis zum  xx.xx.2021 !

 

KGV:  ………………………………………………………………..

   

   ja   

 nein 

Enthaltung

Unterschrift

   Beschluss  

             Datenblatt Zustimmung

       

     Nr.1

  Bestätigung des
  Geschäftsberichtes 2020
  Anlage 1: Geschäftsbericht 2020
       

     Nr. 2

  Bestätigung des
  Berichts der Kassenprüfer 2020
  Anlage 2: Bericht der Kassenprüfer für 2020
       

     Nr.3

  Bestätigung Entlastung des Vorstandes für 2020
  Anlage 3:
       

     Nr.4

  Bestätigung des
  Finanzplanes 2021
  Anlage 4: Finanzplan 2021
       

 

Name des Vereinsmitgliedes: ……………………………………………………………

Parzelle Nr. …………………….   

Bitte Ihr Votum mit einem Kreuz und einer Unterschrift für jeden Beschluss bis zum ------.2021 zurücksenden.

Hiermit bestätigen wir die Richtigkeit der obigen Angaben.

Ort: _______________________                Unterschrift:_____________________________